Ali v kratkem načrtujete kakšen dogodek, pa ne veste, kako bi se lotili organizacije? Nič lažjega. V naslednjih vrsticah bo predstavljeno nekaj dobrih nasvetov, kako uspešno organizirati dober dogodek. V primeru, da se vam bo organizacija tudi po tem zdela pretežka oz. bi se želeli na dogodku raje zabavati in posvečati gostom kot pa stresnim situacijam, ki jih prinese sama organizacija dogodkov, potem se raje obrnite na za to usposobljene osebe oz. podjetja, ki se ukvarjajo s tem. Najlažje jih boste našli oziroma prepoznali po besedah – za vas organiziramo dogodke.
Kako poteka organizacija dogodkov?
Organizacija dogodkov zahteva izkušnje, znanje, iznajdljivost, pripravljenost na improviziranje ter nenazadnje tudi potrpežljivost. Kako dober in uspešen bo vaš projekt, je odvisno predvsem od tega, kako skrbno ga boste organizirali. Ob tem pa morate vedeti, da so dogodki podvrženi različnim nepredvidljivim situacijam, ki lahko povzročijo, da se kakšna stvar tudi zalomi. Ampak nič ne de. Stvar, ki se ponesreči, se lahko tudi popravi. Kako pa dejansko poteka priprava dogodka? Po navadi je dobro slediti nekim ustaljenim korakom, ki vas vodijo od začetka do konca.
Za uspešno organizacijo je priporočljivo slediti naslednjim korakom:
V začetku opredelite svoj cilj
Pred vsakim začetkom načrtovanja dogodka si začrtajte cilj oz. opredelite namen, zaradi katerega želite pripraviti dogodek. Ta vam bo v nadaljevanju služil za usmeritev. Nameni, zaradi katerih organizirate kakšen dogodek so lahko različni. Organizacija dogodkov nekaterih blagovnih znamk, denimo, sloni na želji po privabljanju novih potencialnih strank. Med zahtevnejše organizacijske projekte sodijo koncerti vrhunskih glasbenikov. Vse več pa je tudi dogodkov z dobrodelno noto, na katerih se zbirajo npr. sredstva za družine v stiski ali pa otroke, ki nujno potrebujejo drago operacijo.
Pripravite koncept
Organizacija dogodkov je vsekakor proces, ki zahteva dober premislek. V času zasnove preverite različne možnosti izvedbe dogodka, okvirno pa si poskušajte odgovoriti na vprašanja o lokaciji, časovnem okviru in nastopajočih.
Načrtujte
To je faza, v kateri si je potrebno ustvariti celotno sliko dogodka. Vprašajte se, koga in kaj potrebujete za učinkovito realizacijo? Organizacija dogodkov sloni na projektni ekipi, zato je izredno pomembno, da v projekt vključite prave ljudi. Vsaki osebi dodelite naloge in zadolžitve. Na tej točki pa bo dobro določiti tudi proračun vašega projekta in prostorske ter tehnične zahteve.
Izberite lokacijo
Predstavljajte si, da bi bili povabljeni na gala večerjo v lokal enega izmed ponudnikov hitre prehrane. Saj ne, da se ne bi najedli. Možno pa je, da bi bili vaši vtisi po dogodku precej mešani. Izbrati ustrezno lokacijo dogodka je zato izrednega pomena. Priporočljivo je, da si izbrano lokacijo ogledate še pred samim dogodkom, saj boste na ta način dobili odgovor na vprašanje o njenem potencialu ter omejitvah. Dobro se je pozanimati predvsem o velikosti prostora, možnem številu obiskovalcev, pogostitvi in tehnični podpori.
Naredite program
Pri pripravi programa bodite pozorni na to, da boste ponudili dovolj zanimivih vsebin, ki bodo pritegnile obiskovalce oz. da bodo le te v pravšnji meri animirale udeležence. Poskusite začrtati takšen program, da bodo od obiskovalci od dogodka odnesli čim več.
Poskrbite za promocijske aktivnosti
Pred izvedbo dogodka je priporočljivo izvesti še določene promocijske aktivnosti. Če se bomo zanje odločile, je seveda odvisno predvsem od narave dogodka. Glasbeni koncerti na primer od nas že skoraj da zahtevajo promocijo, med tem ko zasebni dogodki niti ne. Kaj vse mora vsebovati promocijski načrt? Kdo je odgovoren za izvedbo promocijske aktivnosti, kdaj bomo oglaševali naš dogodek, katere medije bomo uporabili za promocijo ipd.
Izvedba dogodka
Naša organizacija bo na dan izvedbe postavljena pred veliko preizkušnjo. Tako imenovani dan D bo razkril, ali je bila priprava na dogodek uspešna. Pred pričetkom si je dobro sestaviti operativni načrt, v katerem natančno definiramo potek dogodka, čas, kraj ter naloge udeleženih oseb oz. izvajalcev.
Zaključna analiza ter evalvacija
Po dogodku je smiselno opraviti še analizo dogajanja. Pri tem koraku lahko sodelujejo tudi obiskovalci. Z vprašalniki, anketami ali pa kar osebno jih povprašajte za mnenje o organizaciji, izvajalcih, delavnicah,… Na ta način boste dobili odlične povratne informacije iz prve roke, ki vam bodo prišle prav pri organizaciji naslednjega dogodka. Dobro je tudi preveriti, ali ste dogodek izpeljali v skladu s svojimi zastavljenimi koncepti in cilji ter v kolikšnem obsegu ste upoštevali svoj proračun.
Kaj pa če ne?
Kot zapisano, je organizacija dogodkov lahko precej zahtevna stvar. Zato se je tega potrebno lotiti z določeno mero spoštovanja in predvsem samozavesti. Če nam te primanjkuje, je bolje, da se za kaj takšnega obrnemo na strokovnjake. Organizacija dogodkov jim je verjetno precej bliže. Podjetje Agaric d.o.o. bi lahko bilo za vas pravi naslov, saj se ponaša z dolgoletnimi izkušnjami na področju organizacije raznoraznih dogodkov. Njihova prednost je zagotovo ta, da sledijo trendom in so ob tem tudi inovativni.